Category Archives: Finanzas

Los costos fijos y variables en medicina

Hace unos meses, hablando de costos, vimos la diferencia entre lo que son los costos directos e indirectos. Para completar la clasificación de los diferentes tipos de costos, completaremos por definir lo que son los costos fijos y variables.

Creo que es bastante intuitivo y el sólo nombre indica cómo definir cada uno de estos costos, pero trataré de agregar algún concepto más.

Los costos fijos son aquellos que no varían con el nivel de producción; veamos 5 o 20 pacientes en el consultorio, el costo de hacerlo será el mismo. Un ejemplo podría ser el trabajo de un administrativo que trabaja por salario fijo. Sin importar que cantidad de pacientes recepcione (si lo que hace es recepcionar pacientes), siempre que lo haga en su horario de trabajo, el costo será el mismo. Abajo se muestra cómo se vería la producción en función del costo.

Costo-fijo

Los costos variables, en cambio, son aquellos costos que varían de manera proporcional a la producción. A mayor producción, mayor costo, y a la inversa. Un ejemplo sería el uso de un insumo particular en una cirugía, se factura a medida que se utiliza. Abajo el gráfico.

Costo-variable-546x377

Los conceptos de costo fijo y variable se pueden combinar con los de directos e indirectos y así tenemos: costos fijos directos, costos fijos indirectos, costos variables directos y costos variables indirectos.

Veamos ejemplos:

–       Costos fijos directos: personal administrativo que trabaja en un área particular del hospital que funciona como centro de costos, como por ejemplo una secretaria en internación de clínica médica. Su salario es un gasto en el que se incurre se internen o no pacientes y se puede alocar en el 100% al centro de costos clínica médica.

–       Costos fijos indirectos: especialistas médicos que trabajan por salario y prestan su servicio en varios sectores. Por ejemplo un neurólogo que tiene un sueldo fijo y presta sus servicios en clínica médica, neurología, y otras especialidades como interconsultor. En este caso se incurre en un costo fijo (se le pagará independientemente de la cantidad de paciente que vea) y el mismo deberá prorratearse entre los centros de costos a los cuales ofrece sus servicios.

–       Costos variables directos: es el caso de un médico de consultorio de clínica médica que trabaja por cantidad de pacientes vistos. A mayor cantidad de pacientes, mayor será la cantidad de dinero que cobrará (proporcional a su actividad) y como trabaja para clínica médica solamente el gasto se aloca en un 100% a este centro de costos.

–       Costos variables indirectos: un insumo hospitalario que su utiliza en diferentes secciones, por ejemplo solución fisiológica. El costo de la misma será proporcional al uso y a su vez deberá ser prorratado entre todos los centros de costos que lo consuman.

De la teoría a la práctica en lo que a costos se refiere hay una enorme diferencia. Tal vez el tema del prorrateo de los costos indirectos sea lo que más puede dar lugar a confusiones y diferentes opiniones. Otro punto importante es que hay costos que se comportan como semi-variables, es decir que hay un consumo basal fijo y a medida que se necesita más se comporta como variable.

Todo este tema de costos puede resultar muy engorroso, pero lo cierto es que cuanto más claro se tenga en qué categoría cae cada uno de los costos, mayor conocimiento se tendrá de qué tan competitivas son las unidades de negocios que posea la empresa que se considera.

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La importancia de la asignación de costos indirectos

En el post anterior hablamos de qué son los costos, definimos un centro de costos como la unidad de referencia a la cual se le atribuyen los costos, y finalmente diferenciamos los costos directos de los indirectos.

Me parece importante ejemplificar ahora cuál es la importancia de asignar los costos de una manera correcta. Veamos por qué…

Habíamos dicho que la situación ideal sería conocer con exactitud que centro de costos ha incurrido en tal o cual consumo. Los costos directos se rastrean de manera inequívoca al centro de costos, por lo que en primera instancia sería sólo cuestión de saber a quién asignarlos y el 100% de dicho costo directo será imputado al centro que lo ocasionó. Hasta acá no parece tal difícil; sin embargo, la situación se complica un poco más con los costos indirectos. Dijimos también que los costos indirectos se prorratean entre los diferentes centros de costos, es decir que se asigna un porcentaje del mismo a cada uno de los centros. Parecería un hecho sencillo poder asignar un porcentaje a cada uno de los centros de costos, pero lo que en realidad ocurre es que en una empresa se generan una enormidad de costos indirectos y muchas veces no es tan claro en qué proporción contribuye cada centro de costos a su ocurrencia.

Podría parecer que esto es un problema menor, dado que al final del mes la empresa tendrá que pagar sus obligaciones sin importar quién ocasionó el gasto, pero en realidad es sumamente importante saber a quién imputar el costo para gestionar correctamente, más allá que el número final seguirá siendo el mismo.

Supongamos la siguiente situación – a fines prácticos se ejemplificará una situación simplificada para demostrar este punto-: un hospital tiene un quirófano que realiza solamente dos tipos de cirugías, la cirugía A y la cirugía B. Veamos los costos de cada una de las cirugías:

 

Cirugía A Cirugía B
Honorarios médicos 2,000 2,500
Horas de quirófano 3,000 4,500
Insumos 2,500 3,000
Internación 3,000 5,000
Total Costo Directo 10,500 15,000

 

Supongamos que el hospital necesita $20,000 para hacer funcionar los quirófanos. Esto implica a todos gastos que no están incluidos en las horas de quirófanos y son gastos generales compartidos por los dos tipos de cirugías que en este hospital se realizan. Podrían entrar aquí empleados administrativos, tiempo de gestión administrativa de autorizaciones, personal que recibe al paciente, etc, etc. Uno podría estar tentado a asignar un 50% a cada una de las cirugías, siendo así el costo total de la Cirugía A $20,500 y el de la Cirugía B $25,000. A estos valores el hospital les agrega un 10% de margen de rentabilidad y sale a ofrecer al mercado de financiadores la Cirugía A por $22,550 y la Cirugía B por $27,500.

Vamos a asumir que el mercado está dispuesto a pagar $16,000 por la Cirugía A y $35,000 por la cirugía B.

Veamos como quedamos con respecto al mercado:

Sin título1

En este caso los financiadores no comprarían nuestro servicio por la cirugía A ya que estamos pidiendo más de lo que el mercado está dispuesto a pagar y sí nos compraría la cirugía B que estamos vendiéndole a un precio menor que el precio de mercado.

Hasta aquí suena todo lógico (eso espero): nuestro costo es mayor que lo que el mercado quería pagar para una cirugía y menor para otra. Ahora Agreguemos unos detalles para mostrar nuestro punto: en realidad, se hacen 4 cirugías de B cada 1 cirugías de A, por lo tanto el consumo en costo indirecto está en una relación 4 a 1 de B con respecto a A. ¿No será más racional imputar entonces un 80% del costo indirecto a la cirugía B y un 20% a la cirugía A? Veamos como queda:

 

Cirugía A Cirugía B
Costo directo total 10,500 15,000
Costo indirecto 4,000 16,000
Margen del 10% 1,450 3,100
Precio de venta 15,950 34,100

Ahora nuestro precio de venta ha cambiado: $15,950 para la Cirugía A y $34,100 para la cirugía B. Fijense como ahora nuestros precios de venta son más acordes a lo que el mercado nos va a pagar.

Sin título2

De esta manera, podríamos ser competitivos en ambas cirugías e incluso ofrecer nuestro precio algo más bajo que lo que el mercado pagaría y vender así nuestros dos servicios.

Debe quedar claro que al final del día nuestro costo final será el mismo, sólo se trata de asignar cada costo de manera adecuada a quien incurre en el mismo y de esta manera tomar las decisiones correctas.

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Costos directos e indirectos

Para entender la diferencia entre costos directos e indirectos, deberíamos antes que nada definir qué es un costo. Un costo es un recurso sacrificado para lograr un objetivo específico y se mide como la cantidad monetaria que debe pagarse para adquirir bienes y servicios. Toda empresa incurre en costos y para gestionar una empresa es necesario asignar estos costos a las áreas que los ocasionan. Este proceso tiene dos etapas:
1- Acumulación: es la recopilación de información de costos (es decir, cuánto salió cada cosa adquirida).
2- Asignación: los costos obtenidos en la etapa anterior se asignan a las diferentes áreas que ocasionaron los costos.
Para realizar la acumulación de los costos es necesario definir lo que es un centro de costos. Sencillamente, un centro de costos es un área de la empresa que ocasiona costos. Es la unidad a la cual se imputarán los costos acumulados. En el caso de un hospital, un centro de costos podría ser un servicio quirúrgico; éste genera ingresos por sus servicios prestados y a la vez incurre en costos para brindar estos servicios. Entonces, todo lo que este servicio consuma se le asignará como costo.
Ahora que ya definimos qué es un costo y qué es un centro de costos, se pueden introducir los conceptos de costos directos e indirectos. Los costos directos son aquellos que se identifican inequívocamente con un centro de costos determinado. Usando el ejemplo de un servicio quirúrgico, el salario de los cirujanos que en él trabajan se comportaría como un costo directo, siempre y cuando los cirujanos trabajen de manera exclusiva en este servicio quirúrgico (ahora veremos porqué aclaramos esto). Los costos directos no se prorratean, dado que el 100% del costo se asigna a la unidad de costeo, es decir, al centro de costos.

Por el contrario, los costos indirectos no se rastrean de manera inequívoca con la unidad de costeo o centro de costo. Sería el caso del salario de un cirujano que trabaja para más de un servicio quirúrgico. Habrá que ver qué porcentaje de su tiempo dedica a cada uno de los servicios y así asignar un porcentaje del total del salario a cada uno de ellos.

Resumiendo un poco: cuando hablamos de costos es necesario definir la unidad de costeo (centro de costos), es decir el área que incurre en los costos acumulados. Definidos los centros de costos, podemos ahora asignarles los costos; si son ocasionados enteramente por el centro de costos en cuestión, se tratará de un costo directo; en cambio, si el costo no puede imputarse completamente al mismo, el costo será indirecto. Un costo indirecto siempre deberá prorratearse.

Veamos todos los conceptos en un ejemplo. Consideremos los quirófanos de un hospital como centro de costos. Los salarios de las instrumentadoras y todos el personal que trabaja exclusivamente en quirófanos serán costos directos imputados 100% al centro de costos quirófanos. También lo serán todos los insumos que se utilizan en quirófano y tantas otras cosas que son allí consumidas. En cambio, el personal de limpieza si realizase sus tareas dentro y fuera de quirófanos se comportará como un costo indirecto: parte de su trabajo es en quirófano y otra parte no lo es. Se deberá determinar qué porcentaje se asigna a quirófanos y qué porcentaje se imputa a los otros centros de costos en los que el personal de limpieza trabaja. La energía eléctrica consumida en quirófano también será un costo indirecto y tendremos que determinar qué porcentaje del total de energía consumida por el hospital corresponde a esta área.

En el mundo ideal se podría saber con exactitud qué tanto de cada uno de los costos corresponde a cada centro de costos. Es importante ser lo más preciso posible, porque de esta manera se sabrá cuánto nos cuesta cada uno de los centros de costos que tiene nuestra institución. De lo contrario, podemos incurrir en el error de pensar que tenemos servicios caros (cuando en realidad puede ser que le estemos asignándole más costos indirectos de los que debemos) y otros demasiado rentables (cuando le asignamos menos costos indirectos de los que realmente consumen).

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La contribución marginal como herramienta de gestión

Un concepto interesante que nos enseña el estudio de costos es el de contribución marginal (CM). Por definición, la CM es igual a la facturación o ventas de un producto o servicio, menos los costos variables en los que se incurre al producir o brindar ese producto o servicio.

 CM = ventas – costos variables

¿Cuál es la importancia de la CM? En primer lugar es importante que la CM sea siempre positiva. Si lo que se factura por un producto o servicio no alcanza para cubrir sus costos variables, no debería producirse o brindarse. Ahora, toda producción tiene además de sus costos variables una cantidad asignada de costos fijos. Estos costos fijos son aquellos que más allá de los que se facture por el producto o servicio, seguirán existiendo, se fabrique o no se fabrique. En un caso hospitalario podría ser el salario del personal administrativo o de los médicos que trabajan por salario fijo o un alquiler que se paga mensualmente.

Veamos cómo encaja acá la CM en un caso puntual. Supongamos que hacer una práctica médica tiene una CM de un 10%. Esto significa que si se factura $100 por la práctica y sus costos variables son $90, sobrarán $10 para cubrir los costos fijos.  ¿Esto es mucho o poco? Dependerá de la estructura de costos fijos que tenga la institución. Si la institución tiene una gran magnitud de costos fijos, es probable que un 10% de CM sea bajo; pero si los costos fijos son bajos, tal vez un 10% alcance para cubrir algunos de estos costos.

Supongamos que la estructura de costos de esta institución es muy alta y que los costos fijos que se le imputan a la práctica que consideramos son de $20. En este caso, los $10 de CM no serán suficientes para pagarlos. Qué piensan uds, ¿debería hacerse o dejar de realizarse esta práctica? La respuesta también es un depende: si tenemos una nueva práctica para realizar con una mayor CM, la respuesta es que debemos dejar de hacer esta práctica que tiene una CM de 10% o $10 y comenzar a realizar la nueva que si los cubre.  Sin embargo, si no tenemos una nueva práctica con una mayor CM, podríamos y deberíamos seguir realizando la que nos deja un $10. La razón es sencilla: los costos fijos por $20 existirán de todas maneras y aunque $10 no sean suficientes para cubrir estos costos fijos en su totalidad, serán al menos el 50% de lo que necesitamos cubrir.  Si no la hiciésemos más tendremos que pagar $20 en vez de $10. Será trabajo del administrador buscar una nueva práctica con mayor CM o adecuar la estructura de costos para que un los $10 sean suficientes.

Espero les sea de utilidad.

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